Baziniai moduliai
Gaunami dokumentai
Gaunamų dokumentų registravimas ir paskirstymas. Modulis skirtas registruoti ir paskirstyti gaunamąją fizinių ir juridinių asmenų korespondenciją. Po gauto dokumento registracijos gali būti sukurta rezoliucija, pavedimas bei paskyrimas susipažinti.
Siunčiamieji dokumentai
Siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas. Modulis skirtas siunčiamųjų raštų registravimui ir išsiuntimui adresatams. Modulio pagalba patogiai suvaldoma ir yra kaupiama visa iš įstaigos išeinanti korespondencija.
Vidaus dokumentai
Vidaus dokumentų registravimas ir paskirstymas. Modulis skirtas registruoti visų tipų įstaigos vidaus dokumentus. Visi vidaus dokumentai sistemoje registruojami į specialiai tam sukurtus registrus. Vidaus dokumentams gali būti sukurta rezoliucija, pavedimas bei paskyrimas atlikti pavestą užduotį.
Rengiamieji dokumentai
Dokumentų rengimas, derinimas, vizavimas, teikimas pasirašymui. Modulis skirtas registruoti rengiamus dokumentus, elektroniniu būdu derinti dokumento tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu). Nuo šiol nebereikės naudotis skirtingomis ryšio priemonėmis norint suderinti dokumentą, bus galima atsekti visas dokumento buvusias versijas ir kontroliuoti dokumento derinimo bei vizavimo terminus.
Mano dokumentai
Naudotojui priskirtų/nukreiptų dokumentų, užduočių stebėsena ir kontrolė. Viename sistemos lange naudotojas mato visų jam nukreiptų dokumentų sąrašą ir jų būsenas. Dokumentai sąraše žymimi skirtingomis spalvomis kurių įvykdymui yra paskirtas skirtingas terminas, taip kiekvienam darbuotojui palengvinamas darbas su jam nukreiptais dokumentais. Įvykdžius darbą su dokumentu, jis dingsta iš bendro sąrašo. Darbuotojui visada pateikiami tik šiuo metu aktualūs dokumentai ir užduotys.
Kontroliuojami dokumentai
Galimybė skyriaus/padalinio vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti darbuotojams nukreiptus dokumentus ir užduotis, ir kontroliuoti užduočių vykdymo terminus. Modulis suteikia galimybę skyriaus vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti jo kolegoms nukreiptus dokumentus, kuriuose jie nurodyti kaip vykdytojai, bei kontroliuoti paskirtų užduočių įvykdymą. Galima kuruoti daugiau negu vieną padalinį. Sąraše dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis , kurios nurodo įvykdymo terminą bei įvykdymo datą. Vėluojantys dokumentai visada pateikiami sąrašo viršuje ir žymimi raudonu šauktuku. Taigi, skyriaus/padalinio vadovas ar atsakingas asmuo, vienoje vietoje, gali peržiūrėti dokumentus ir užduotis bei jų vykdymo terminus.
Mano pasirašomi dokumentai
Naudotojui nukreiptų pasirašymui dokumentų peržiūra. Viename sistemos lange naudotojas mato jam nukreiptus pasirašymui dokumentus. Dokumentai pavaizduojami viename sąraše iš visos sistemos. Tai ypač patogus įrankis vadovams ir didesnį kiekį dokumentų pasirašantiems asmenims. Atlikus pasirašymo veiksmą, vadovui (ar pasirašančiajam asmeniui) nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų, sistema užfiksuoja atlikimą ir perduoda dokumentą tolimesniam tvarkymui pagal veiksmų seką. Be to, sistema įgalina pasirašyti dokumentus naudojant masinio dokumentų pasirašymo funkcionalumą, kai vienu mygtuko paspaudimu pasirašomi visi pažymėti dokumentai.
Teisės aktai
Modulyje sukurti registrai yra skirti dokumentams, kurių tipas - teisės aktas, registruoti. Naudojantis modulio galimybėmis, galima registruojamiems teisės aktams priskirti jų etapus: galiojantis, negaliojantis, pakeistas arba pakeitimas (skirtingų etapų dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis). Etapai keičiami rankiniu arba automatiniu būdu. Sistema suteiks patogius įrankius teisės aktų priežiūrai ir valdymui (pavedimų skirstymas, kuratoriaus informavimas, susiejimas su kitų tipų dokumentais.). Esant poreikiui, šiame modulyje realizuojama integracija su TAR/TAIS sistemomis.
Protokolai
Protokolų rengimas, registravimas ir valdymas. Modulis skirtas registruoti rengiamus protokolus, derinti planuojamo protokolo tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu). Suderinti ir įstaigos viduje patvirtinti protokolai gali būti siunčiami tiesiai iš sistemos per e. paštą, e. pristatymo sistemą arba pateikiami tiesiai į interneto svetainę (esant integracijai).
Sutartys
Sutarčių registravimas ir tvarkymas. Šio modulio paskirtis – registruoti ir valdyti pasirašytas sutartis. Sudaroma galimybė rengti, derinti, vizuoti, pasirašyti, šio tipo dokumentus bei kaupti informaciją apie įsigytas prekes ir paslaugas (įskaitant jų vertes). Tampa lengva ir patogu kontroliuoti sutarčių etapus, kokias sutartis vėluojama vykdyti, kokios įvykdytos arba planuojamos. Naujas sutartis galima kurti naudojantis sutarčių šablonais, taip supaprastinant jų rengimą. Sutartis susiejus su kitais reikalingais dokumentais daug paprasčiau bei greičiau surasti reikalingą informaciją (pvz. Pradinės sutarties ir priedų susiejimas). Naudojantis veiksmų istorijos registru galima peržiūrėti, kas ir kada atliko rengimo ir derinimo veiksmus. Sutarčių derinimo, vizavimo mechanizmas leidžia vykdyti sutarčių perdavimą derinantiems, vizuojantiems asmenims, kurie galės registruoti savo įrašus. Modulis suteikia galimybę kontroliuoti sutarčių galiojimo terminus bei sumas (esant sąskaitų faktūrų moduliui arba sąsajai su finansų valdymo sistema).
Užduotys / rezoliucijos / pavedimai
Veiklų vykdymo tvarkymas ir kontrolė. Šie moduliai skirti tvarkyti įvairių veiklų vykdymo apskaitą ir vykdyti kontrolę pagal visus sistemoje apskaitomus dokumentų tipus. Visos sistemoje paskirtos rezoliucijos, užduotys ar pavedimai matomi vienoje vietoje. Tai sudaro galimybes ypač paprastai kontroliuoti visas organizacijoje vykstančias veiklas su dokumentais pagal iniciatorių, kuratorių ar vykdytoją. Modulis sudaro galimybes perduoti atitinkamą veiklų grupę kitam vykdytojui, paskirti naują prižiūrėtoją (kuratorių) ar koreguoti būseną.
Darbų sekos
Darbų sekų parengimas ir naudojimas. Modulis suteikia galimybę iš anksto sistemoje aprašyti šablonines organizacijoje vykstančių darbų sekas (darbų tvarkas, kurias atlieka DVS KONTORA naudotojai,). Registruodamas naują darbą atsakingas asmuo pasirenka šabloninę darbų seką, priskiria vykdytojus ir darbų atlikimo terminus. Šis funkcionalumas sudaro galimybę ypač greitai ir patogiai paskirstyti užduotis didesniam naudotojų skaičiui ar esant sudėtingesniam veiklos procesui.
Dokumentų šablonai
Standartizuotų dokumentų blankų rengimas ir naudojimas. Dokumentų šablonų modulio paskirtis – užtikrinti paprastesnį ir greitesnį standartizuotų dokumentų kūrimą pildant dokumento turinį per dokumento šablono formos laukus. DVS KONTORA dokumentų šablonų funkcijos leidžia kurti ir išsaugoti bet kokius įstaigoje naudojamų dokumentų šablonus ir sukurti konkrečius dokumentus pagal pasirinktą dokumento šabloną. Kuriant šabloną galima aprašyti dokumento laukų išdėstymą, atitinkantį dokumento tipą, bei jo turinį. Rengėjui užpildžius pasiūlytus laukus, dokumentas sugeneruojamas automatiškai.
Pavadavimų valdymas
Darbuotojo atostogų, ilgesnės trukmės komandiruočių ar išėjimo iš darbo atvejais atsiranda poreikis perduoti dokumentus vykdyti kitam įstaigos darbuotojui. Tam DVS Kontoroje yra realizuotas Pavadavimų valdymo funkcionalumas, leidžiantis automatiškai (gavus duomenis iš Personalo valdymo sistemos) arba rankiniu būdu nurodyti laikotarpį, kuriuo įstaigos darbuotojas gali prisijungti kito asmens vardu ir atlikti veiksmus su kitam asmeniui priskirtais dokumentais. Tačiau visi pavaduojančio darbuotojo veiksmai su dokumentu yra žurnalizuojami, taip išlaikant kiekvieną darbuotoją asmeniškai atsakingu už savo veiklą.
„Bylų valdymas“
Bylų modulis skirtas darbams su dokumentacijos planu atlikti – parengti, kopijuoti ir suderinti saugomų bylų dokumentacijos planą, peržiūrėti registrų sąrašą ir bylų apyrašus. Taip pat pasirengti atrinktų bylų aktų naikinimui. Modulyje patogiai pateikiami visų į bylas įsegtų dokumentų sąrašai.
Elektroniniai pranešimai
Gautų elektroninių pranešimų tvarkymas. Modulis skirtas elektroninius laiškus, kuriuos asmenys siunčia į tam tikrą iš anksto nurodytą elektroninį paštą, automatiškai persiųsti į DVS KONTORA. Gauti elektroniniai laiškai patenka į DVS modulį „El. pranešimai“, kuriame patikrinami ir automatiškai užregistruojami. Šių laiškų pagrindu ypač paprasta sukurti reikiamo tipo dokumentą ir atlikti visus lydinčius veiksmus (paskirti atsakingus asmenis, stebėti veiksmų atlikimą, pasirašyti el. parašu ir pan.). Šis modulis sudaro galimybę tiksliai žinoti kreipinio datą ir laiką, lengvai užregistruoti gautą dokumentą (sistema užpildo reikiamus kortelės laukus iš el. laiško) bei paskirti jį vykdymui.
Archyvavimas
Visų tipų dokumentų archyvavimas ir archyvavimo veiklos valdymas. Sistema yra pilnai pritaikyta archyvavimo veiklos valdymui (dokumentacijos planų rengimas ir derinimas, bylų (tomų) tvarkymas ir perdavimas į archyvą, dokumentų atrinkimas saugojimui ar naikinimui) ir dokumentų saugojimui. DVS KONTORA sudarys galimybę patogiai valdyti archyvinių duomenų susidarymą ir šalinimą automatiniu arba rankiniu būdu. DVS KONTORA ir Elektroninio archyvo informacinės sistemos integracija (sąsaja) sudaro galimybę perduoti dokumentus ilgalaikiam saugojimui tiesiogiai iš DVS KONTORA.
Ataskaitos
Ataskaitų sudarymas. Sistema turi visą rinkinį dažniausiai naudojamų ataskaitų kurios leidžia ypač greitai gauti reikiamą informaciją griežtos atskaitomybės formoje. Lengva gauti ataskaitas pagal norimus registrus, dokumentacijos planus, pavedimus ir t.t. Sistema sudaro galimybes sudarinėti ir sąrašines ataskaitas iš bet kurio sistemos lango pasirenkant norimus atvaizduoti laukus. Kiekvieną ataskaitą galima eksportuoti į populiariausius formatus (Excel, PDF, Word).
-
Gaunami dokumentai
-
Siunčiamieji dokumentai
-
Vidaus dokumentai
-
Rengiamieji dokumentai
-
Mano dokumentai
-
Kontroliuojami dokumentai
-
Mano pasirašomi dokumentai
-
Teisės aktai
-
Protokolai
-
Sutartys
-
Užduotys / rezoliucijos / pavedimai
-
Darbų sekos
-
Dokumentų šablonai
-
Pavadavimų valdymas
-
„Bylų valdymas“
-
Elektroniniai pranešimai
-
Archyvavimas
-
Ataskaitos
