Dokumentų valdymo sistema „KONTORA“

Dokumentų valdymo sistema KONTORA - intuityvi, sparti ir lanksti tinklalapio principu veikianti informacinė sistema. Ji skirta automatizuoti, pagreitinti ir supaprastinti dokumentų valdymo veiklos procesus organizacijoje. DVS KONTORA sukurta naudojant naujausias ir pažangiausias technologijas, sukaupus daugiau nei 20 metų patirtį ir išanalizavus daugelio įstaigų (savivaldybių, ministerijų, biudžetinių ir viešųjų įstaigų) veiklos principus. Sistemos klientai yra didžioji dalis Lietuvos Respublikos savivaldos ir kitos Lietuvos Respublikos įstaigos ir organizacijos, iš kurių kasdien DVS KONTORA naudoja daugiau nei 10 000 naudotojų.

Sistemos nauda darbuotojams

Sistemos nauda
darbuotojams

  • sistemoje ypač patogios darbo vietos atitinkamiems specialistams;
  • aiškiai rodoma konkrečiam specialistui aktuali informacija;
  • paprasta stebėti pavedimų skirstymą bei aktualių dokumentų derinimo eigą;
  • sistema primins el. pranešimų (ar patogių sąrašų) pagalba apie naujus perduotus dokumentus, pavedimus ar užduotis kurių atlikimo terminas eina į pabaigą (mažėja rizika nepastebėti aktualios informacijos);
  • sistema visiškai panaikins galimybę pamesti dokumentus;
  • nereiks reikalingų dokumentų ieškoti archyve arba pas kolegą.
Sistemos nauda organizacijai

Sistemos nauda
organizacijai

  • gerokai sumažėja veiklos rizika (neatsakyta į kreipimąsi, nesureaguota laiku į aukštesnės institucijos raštą ir t.t.);
  • dingsta tikimybė prarasti reikiamus dokumentus;
  • didėja veiklos efektyvumas ir spartėja užduočių atlikimas;
  • mažėja popieriaus, pašto bei biuro įrangos išlaidos;
  • didės interesantų vertinimas organizacijai kai jų užklausimai atliekami laiku ir skaidriai;
  • gerėja vidinė komunikacija tarp skyrių bei specialistų;
  • atitinkamiems vartotojams ribojama prieiga prie atitinkamų dokumentų, sistemos sričių ar vykstančių procesų;
  • nenutrūksta skyriaus veikla išvykus, susirgus, atostogaujant kolegai;
  • nedubliuojama informacija arba gaunami papildomi duomenys sujungus šią sistemą su valstybinėmis ir/ar privačiomis informacinėmis sistemomis (EAIS, TAR/TAIS, Infolex, VIISP, E-pristatymas).
Sistemos nauda vadovams

Sistemos nauda
vadovams

  • vadovai įgauna galimybę ypač paprastai suvaldyti dokumentų srautą ir didesnį dėmesį skirti prioritetiniams darbams/dokumentams;
  • sistema patogu naudotis išvykus iš organizacijos (peržiūrėti dokumentus ar paskirstyti pavedimus net nebūnant darbo vietoje);
  • galimybė dirbti ne tik kompiuterio, bet ir telefono ar planšetinio kompiuterio ekrane;
  • paprasta stebėti dokumentų derinimo kelią bei surasti dokumento savininką;
  • paprasta gauti norimas ataskaitas bei perkelti jas į norimą formatą (Word, PDF, Excel);
  • galimybė ypač skubiai surasti reikiamo dokumento aktualią ar galutinę versiją bei matyti visus susijusius priedus;
  • sistema pilnai parengta mobiliajam parašui.

Baziniai moduliai

Gaunami dokumentai

Gaunamų dokumentų registravimas ir paskirstymas. Modulis skirtas registruoti ir paskirstyti gaunamąją fizinių ir juridinių asmenų korespondenciją. Po gauto dokumento registracijos gali būti sukurta rezoliucija, pavedimas bei paskyrimas susipažinti.

Rodyti daugiau...

Siunčiamieji dokumentai

Siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas. Modulis skirtas siunčiamųjų raštų registravimui ir išsiuntimui adresatams. Modulio pagalba patogiai suvaldoma ir yra kaupiama visa iš įstaigos išeinanti korespondencija.

Rodyti daugiau...

Vidaus dokumentai

Vidaus dokumentų registravimas ir paskirstymas. Modulis skirtas registruoti visų tipų įstaigos vidaus dokumentus. Visi vidaus dokumentai sistemoje registruojami į specialiai tam sukurtus registrus. Vidaus dokumentams gali būti sukurta rezoliucija, pavedimas bei paskyrimas atlikti pavestą užduotį.

Rodyti daugiau...

Rengiamieji dokumentai

Dokumentų rengimas, derinimas, vizavimas, teikimas pasirašymui. Modulis skirtas registruoti rengiamus dokumentus, elektroniniu būdu derinti dokumento tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu). Nuo šiol nebereikės naudotis skirtingomis ryšio priemonėmis norint suderinti dokumentą, bus galima atsekti visas dokumento buvusias versijas ir kontroliuoti dokumento derinimo bei vizavimo terminus.

Rodyti daugiau...

Mano dokumentai

Naudotojui priskirtų/nukreiptų dokumentų, užduočių stebėsena ir kontrolė. Viename sistemos lange naudotojas mato visų jam nukreiptų dokumentų sąrašą ir jų būsenas. Dokumentai sąraše žymimi skirtingomis spalvomis kurių įvykdymui yra paskirtas skirtingas terminas, taip kiekvienam darbuotojui palengvinamas darbas su jam nukreiptais dokumentais. Įvykdžius darbą su dokumentu, jis dingsta iš bendro sąrašo. Darbuotojui visada pateikiami tik šiuo metu aktualūs dokumentai ir užduotys.

Rodyti daugiau...

Kontroliuojami dokumentai

Galimybė skyriaus/padalinio vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti darbuotojams nukreiptus dokumentus ir užduotis, ir kontroliuoti užduočių vykdymo terminus. Modulis suteikia galimybę skyriaus vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti jo kolegoms nukreiptus dokumentus, kuriuose jie nurodyti kaip vykdytojai, bei kontroliuoti paskirtų užduočių įvykdymą. Galima kuruoti daugiau negu vieną padalinį. Sąraše dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis , kurios nurodo įvykdymo terminą bei įvykdymo datą. Vėluojantys dokumentai visada pateikiami sąrašo viršuje ir žymimi raudonu šauktuku. Taigi, skyriaus/padalinio vadovas ar atsakingas asmuo, vienoje vietoje, gali peržiūrėti dokumentus ir užduotis bei jų vykdymo terminus.

Rodyti daugiau...

Mano pasirašomi dokumentai

Naudotojui nukreiptų pasirašymui dokumentų peržiūra. Viename sistemos lange naudotojas mato jam nukreiptus pasirašymui dokumentus. Dokumentai pavaizduojami viename sąraše iš visos sistemos. Tai ypač patogus įrankis vadovams ir didesnį kiekį dokumentų pasirašantiems asmenims. Atlikus pasirašymo veiksmą, vadovui (ar pasirašančiajam asmeniui) nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų, sistema užfiksuoja atlikimą ir perduoda dokumentą tolimesniam tvarkymui pagal veiksmų seką. Be to, sistema įgalina pasirašyti dokumentus naudojant masinio dokumentų pasirašymo funkcionalumą, kai vienu mygtuko paspaudimu pasirašomi visi pažymėti dokumentai.

Rodyti daugiau...

Teisės aktai

Modulyje sukurti registrai yra skirti dokumentams, kurių tipas - teisės aktas, registruoti. Naudojantis modulio galimybėmis, galima registruojamiems teisės aktams priskirti jų etapus: galiojantis, negaliojantis, pakeistas arba pakeitimas (skirtingų etapų dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis). Etapai keičiami rankiniu arba automatiniu būdu. Sistema suteiks patogius įrankius teisės aktų priežiūrai ir valdymui (pavedimų skirstymas, kuratoriaus informavimas, susiejimas su kitų tipų dokumentais.). Esant poreikiui, šiame modulyje realizuojama integracija su TAR/TAIS sistemomis.

Rodyti daugiau...

Protokolai

Protokolų rengimas, registravimas ir valdymas. Modulis skirtas registruoti rengiamus protokolus, derinti planuojamo protokolo tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu). Suderinti ir įstaigos viduje patvirtinti protokolai gali būti siunčiami tiesiai iš sistemos per e. paštą, e. pristatymo sistemą arba pateikiami tiesiai į interneto svetainę (esant integracijai).

Rodyti daugiau...

Sutartys

Sutarčių registravimas ir tvarkymas. Šio modulio paskirtis – registruoti ir valdyti pasirašytas sutartis. Sudaroma galimybė rengti, derinti, vizuoti, pasirašyti, šio tipo dokumentus bei kaupti informaciją apie įsigytas prekes ir paslaugas (įskaitant jų vertes). Tampa lengva ir patogu kontroliuoti sutarčių etapus, kokias sutartis vėluojama vykdyti, kokios įvykdytos arba planuojamos. Naujas sutartis galima kurti naudojantis sutarčių šablonais, taip supaprastinant jų rengimą. Sutartis susiejus su kitais reikalingais dokumentais daug paprasčiau bei greičiau surasti reikalingą informaciją (pvz. Pradinės sutarties ir priedų susiejimas). Naudojantis veiksmų istorijos registru galima peržiūrėti, kas ir kada atliko rengimo ir derinimo veiksmus. Sutarčių derinimo, vizavimo mechanizmas leidžia vykdyti sutarčių perdavimą derinantiems, vizuojantiems asmenims, kurie galės registruoti savo įrašus. Modulis suteikia galimybę kontroliuoti sutarčių galiojimo terminus bei sumas (esant sąskaitų faktūrų moduliui arba sąsajai su finansų valdymo sistema).

Rodyti daugiau...

Užduotys / rezoliucijos / pavedimai

Veiklų vykdymo tvarkymas ir kontrolė. Šie moduliai skirti tvarkyti įvairių veiklų vykdymo apskaitą ir vykdyti kontrolę pagal visus sistemoje apskaitomus dokumentų tipus. Visos sistemoje paskirtos rezoliucijos, užduotys ar pavedimai matomi vienoje vietoje. Tai sudaro galimybes ypač paprastai kontroliuoti visas organizacijoje vykstančias veiklas su dokumentais pagal iniciatorių, kuratorių ar vykdytoją. Modulis sudaro galimybes perduoti atitinkamą veiklų grupę kitam vykdytojui, paskirti naują prižiūrėtoją (kuratorių) ar koreguoti būseną.

Rodyti daugiau...

Darbų sekos

Darbų sekų parengimas ir naudojimas. Modulis suteikia galimybę iš anksto sistemoje aprašyti šablonines organizacijoje vykstančių darbų sekas (darbų tvarkas, kurias atlieka DVS KONTORA naudotojai,). Registruodamas naują darbą atsakingas asmuo pasirenka šabloninę darbų seką, priskiria vykdytojus ir darbų atlikimo terminus. Šis funkcionalumas sudaro galimybę ypač greitai ir patogiai paskirstyti užduotis didesniam naudotojų skaičiui ar esant sudėtingesniam veiklos procesui.

Rodyti daugiau...

Dokumentų šablonai

Standartizuotų dokumentų blankų rengimas ir naudojimas. Dokumentų šablonų modulio paskirtis – užtikrinti paprastesnį ir greitesnį standartizuotų dokumentų kūrimą pildant dokumento turinį per dokumento šablono formos laukus. DVS KONTORA dokumentų šablonų funkcijos leidžia kurti ir išsaugoti bet kokius įstaigoje naudojamų dokumentų šablonus ir sukurti konkrečius dokumentus pagal pasirinktą dokumento šabloną. Kuriant šabloną galima aprašyti dokumento laukų išdėstymą, atitinkantį dokumento tipą, bei jo turinį. Rengėjui užpildžius pasiūlytus laukus, dokumentas sugeneruojamas automatiškai.

Rodyti daugiau...

Pavadavimų valdymas

Darbuotojo atostogų, ilgesnės trukmės komandiruočių ar išėjimo iš darbo atvejais atsiranda poreikis perduoti dokumentus vykdyti kitam įstaigos darbuotojui. Tam DVS Kontoroje yra realizuotas Pavadavimų valdymo funkcionalumas, leidžiantis automatiškai (gavus duomenis iš Personalo valdymo sistemos) arba rankiniu būdu nurodyti laikotarpį, kuriuo įstaigos darbuotojas gali prisijungti kito asmens vardu ir atlikti veiksmus su kitam asmeniui priskirtais dokumentais. Tačiau visi pavaduojančio darbuotojo veiksmai su dokumentu yra žurnalizuojami, taip išlaikant kiekvieną darbuotoją asmeniškai atsakingu už savo veiklą.

Rodyti daugiau...

„Bylų valdymas“

Bylų modulis skirtas darbams su dokumentacijos planu atlikti – parengti, kopijuoti ir suderinti saugomų bylų dokumentacijos planą, peržiūrėti registrų sąrašą ir bylų apyrašus. Taip pat pasirengti atrinktų bylų aktų naikinimui. Modulyje patogiai pateikiami visų į bylas įsegtų dokumentų sąrašai.

Rodyti daugiau...

Elektroniniai pranešimai

Gautų elektroninių pranešimų tvarkymas. Modulis skirtas elektroninius laiškus, kuriuos asmenys siunčia į tam tikrą iš anksto nurodytą elektroninį paštą, automatiškai persiųsti į DVS KONTORA. Gauti elektroniniai laiškai patenka į DVS modulį „El. pranešimai“, kuriame patikrinami ir automatiškai užregistruojami. Šių laiškų pagrindu ypač paprasta sukurti reikiamo tipo dokumentą ir atlikti visus lydinčius veiksmus (paskirti atsakingus asmenis, stebėti veiksmų atlikimą, pasirašyti el. parašu ir pan.). Šis modulis sudaro galimybę tiksliai žinoti kreipinio datą ir laiką, lengvai užregistruoti gautą dokumentą (sistema užpildo reikiamus kortelės laukus iš el. laiško) bei paskirti jį vykdymui.

Rodyti daugiau...

Archyvavimas

Visų tipų dokumentų archyvavimas ir archyvavimo veiklos valdymas. Sistema yra pilnai pritaikyta archyvavimo veiklos valdymui (dokumentacijos planų rengimas ir derinimas, bylų (tomų) tvarkymas ir perdavimas į archyvą, dokumentų atrinkimas saugojimui ar naikinimui) ir dokumentų saugojimui. DVS KONTORA sudarys galimybę patogiai valdyti archyvinių duomenų susidarymą ir šalinimą automatiniu arba rankiniu būdu. DVS KONTORA ir Elektroninio archyvo informacinės sistemos integracija (sąsaja) sudaro galimybę perduoti dokumentus ilgalaikiam saugojimui tiesiogiai iš DVS KONTORA.

Rodyti daugiau...

Ataskaitos

Ataskaitų sudarymas. Sistema turi visą rinkinį dažniausiai naudojamų ataskaitų kurios leidžia ypač greitai gauti reikiamą informaciją griežtos atskaitomybės formoje. Lengva gauti ataskaitas pagal norimus registrus, dokumentacijos planus, pavedimus ir t.t. Sistema sudaro galimybes sudarinėti ir sąrašines ataskaitas iš bet kurio sistemos lango pasirenkant norimus atvaizduoti laukus. Kiekvieną ataskaitą galima eksportuoti į populiariausius formatus (Excel, PDF, Word).

Rodyti daugiau...

Papildomos galimybės

Elektroninio parašo modulis

ĮKĖLIMAS. Elektroninių dokumentų įkėlimas ir registravimas. Sistema pilnai pritaikyta darbui su elektroniniais dokumentais kiekviename modulyje. Gautas elektroninis dokumentas įkeliamas ir patikrinamas sistemoje (tikrinamas el. parašo validumas). Registravimo metu automatiškai užsipildo registracijos kortelės laukai iš gauto elektroninio dokumento duomenų. Gautas elektroninis dokumentas sistemoje registruojamas tik vieną kartą.

PASIRAŠYMAS. Elektroninių dokumentų pasirašymas kvalifikuotu ir nekvalifikuotu elektroniniu parašu be arba su laiko žyma. Elektroninių dokumentų pasirašymo metu sukuriamas ADOC formato elektroninis dokumentas, kuris atitinka Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC – V1.0. Pagal šią specifikaciją sudaromi elektroniniai dokumentai yra prilyginami rašytiniams dokumentams. Dokumentų pasirašymui naudojami valstybės tarnautojo pažymėjimai, Skaitmeninių sertifikatų centro, Registrų centro sertifikatai, asmens tapatybės kortelės su skaitmeniniu parašu arba mobilusis parašas.

IŠSIUNTIMAS. Elektroninių dokumentų išsiuntimas. Elektroninius dokumentus, pasirašytus el. kvalifikuotu parašu ir užregistruotus siunčiamųjų dokumentų registre, galima išsiųsti tiesiai iš sistemos (dokumento kortelės arba sąrašo). Dokumentai išsiunčiami iš sistemos el. paštu arba per E. pristatymo sistemą nenaudojant papildomos programinės įrangos. Taip sudaroma galimybė keistis oficialiais elektroniniais dokumentais tarp viešojo sektoriaus įstaigų, įmonių ir piliečių.

Rodyti daugiau...

Piliečių laiškai

Gaunamų dokumentų (piliečių el. laiškų) registravimas ir paskirstymas. Modulis skirtas įstaigoms, kurios gauna daug kreipinių iš fizinių asmenų ir siekia juos suvaldyti patogiai ir atskaitingai. Tai atskira darbo vieta specialistui kuriam ne tik svarbu tiksliai žinoti kreipinio datą ir laiką, bet ir yra poreikis lengvai jį užregistruoti (sistema užpildo reikiamus kortelės laukus iš el. laiško) bei paskirti vykdymui. Modulis sudaro galimybę informuoti interesantą, kad jo klausimas pradėtas nagrinėti bei pranešti kas atsakingas už savalaikį klausimo sprendimą. Realizuotos tokios veiklos: laiško registravimas ir klasifikavimas, sprendimo vykdytojų paskyrimas, piliečių klausimų susiejimas su užduotimis bei pavedimais, susiejimas su anksčiau registruotais laiškais, susiejimas su institucijomis (apie kurias rašoma laiške), atsiskaitymas kuratoriui, informacijos pateikimas analizei ir vertinimams.

Rodyti daugiau...

Sąskaitų faktūrų modulis

Sąskaitų faktūrų registravimas ir tvarkymas. Šis modulis skirtas registruoti sąskaitas faktūras, jas vizuoti, pasirašyti, susieti ryšiais su sutartimis ir kitais dokumentais, kurie yra užregistruoti DVS KONTORA.

Rodyti daugiau...

Raštinė

Raštinė – pavaldi institucija (įstaiga, įmonė), kuri naudoja dokumentų valdymo sistemą KONTORA. Kiekviena pavaldi institucija nepriklausomai tvarko tik savo dokumentų apskaitą. Raštinių sprendimas – centralizuota sistema, kurioje Raštinėms suteikiama galimybė tvarkyti savo dokumentų apskaitą dokumentų valdymo sistemoje, yra vykdomas automatizuotas dokumentų ir užduočių apsikeitimas tarp kitų Raštinių. Taigi, visi duomenys saugomi vienoje sistemoje, o tai leidžia įstaigai ir visoms pavaldžioms institucijoms vieningai ir efektyviai vykdyti, valdyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir saugojimo procesus.

Rodyti daugiau...

Perdavimas į interneto svetainę

Ši priemonė leidžia lengvai ir patogiai publikuoti įvairaus tipo dokumentus į įstaigos interneto svetainę tiesiogiai iš sistemos ir sudaroma galimybė visiems interesantams susipažinti su pateiktais dokumentais (pvz. Teisės aktais, prašymų ar sutarčių pavyzdžiais ir pan.).

Rodyti daugiau...

Dokumentų pateikimo savitarna

Dokumentų pateikimo savitarna yra lankstus ir plačiai pritaikomas įrankis, skirtas tipinių vidaus dokumentų (prašymų atostogoms, sutarčių ir kt.) pateikimui atsakingiems įstaigos administracijos darbuotojams bei jau pateiktų dokumentų būsenos stebėsenai.

Prisijungęs prie dokumentų pateikimo savitarnos, darbuotojas pasirenka norimą teikti dokumentą, užpildo vos kelis su dokumento tipu susijusius laukus (pvz. teikdamas Prašymą atostogoms nurodo pageidaujamas atostogų pradžios ir pabaigos datas) ir mygtuko paspaudimu pateikia jį administracijai. DVS KONTORA sugeneruoja ir užpildo tipinį dokumentą, papildydama jį darbuotojo įvestomis reikšmėmis, bei perduoda administracijos darbuotojams darbų atlikimui (pagal iš anksto numatytą darbų seką).

Atsakingi įstaigos administracijos darbuotojai, gavę tokį dokumentą, priklausomai nuo numatytos darbų sekos jį derina, vizuoja ar registruoja kaip vidaus dokumentą. Dokumentą pateikęs asmuo gali patogiai stebėti derinimo proceso eigą ir pateikto dokumento būseną. Esant poreikiui, suinteresuotas darbuotojas informuojamas el. paštu apie priimtą sprendimą.

Rodyti daugiau...

Elektroninių siuntų valdymo komponentė

Elektroninių siuntų išsiuntimas ir gavimas. DVS KONTORA ir Elektroninės pristatymo sistemos (E. pristatymo sistema) sąsaja suteikia galimybę gauti ir išsiųsti elektronines siuntas. Gautos ar siunčiamos elektroninės siuntos automatiškai registruojamos atitinkamuose registruose. Darbas su e. siuntomis galimas ir iš dokumento kortelės, ir iš specializuoto modulio. Sistema sudaro galimybes išsiųsti tiek paprastąsias, tiek procesines siuntas. Esant poreikiui, DVS KONTORA apskaičiuoja ir pateikia siuntimo kainą, kai pasirenkamas paprastos elektroninės siuntos spausdintas variantas (korespondencija siunčiama paprastu paštu). Integracija su E. Pristatymo sistema (Elektroninių siuntų valdymo komponentė) pateikiama su kiekvienu DVS KONTORA diegimu nemokamai.

Rodyti daugiau...

Integracija su LDAP

Autorizavimo informacijos valdymas. DVS KONTORA integravimo su LDAP (pvz. Active directory) sprendimas suteikia galimybę ypač patogiai ir atskaitingai valdyti autorizavimo informaciją naudojant LDAP protokolą. Esant šiai integracijai dokumentų valdymo sistemos naudotojui nereikės pakartoninai suvedinėti vartotojo vardo ir slaptažodžio tol kol yra organizacijos vidiniame tinkle. Sistemos administratorius turės galimybę matyti/prižiūrėti visus prisijungimus viename šaltinyje (t.y. nereikės dirbti kiekvienoje sistemoje atskirai).

Rodyti daugiau...

Integracija su EAIS

Dokumentų derinimas bei perdavimas į valstybinį archyvą. DVS KONTORA integracija su Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS) suteikia galimybę sistemos naudotojams elektroniniu būdu suderinti saugomų bylų dokumentacijos planą, registrų sąršą, bylų apyrašus, naikinti atrinktų bylų aktus bei perduoti atrinktus dokumentus (tiesiai iš sistemos) perduoti į reikiamą valstybinį archyvą jų ilgalaikiam saugojimui.

Rodyti daugiau...

Integracija su TAIS / TAR

Teisės aktų ir teisės aktų projektų perdavimas į TAIS ir TAR. DVS KONTORA sąsaja su Teisės aktų informacine sistema (TAIS) bei Teisės aktų registru (TAR) suteikia galimybę pateikti į TAIS ir ten paviešinti teisės aktus, teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus. Yra galimybė viešinti keletą teisės aktų arba teisės aktų projektų vienu metu pasirenkant, kokią informaciją norima viešinti. Nurodytos sistemos automatiškai (nedalyvaujant vartotojui) pateikia publikuojamo teisės akto būseną (Viešinamas, Paviešintas, Negaliojantis ir t.t.).

Rodyti daugiau...

Integracija su esamomis veiklos valdymo sistemomis

Duomenų ir dokumentų gavimas iš organizacijoje esančių sistemų. Kiekviena organizacija kaupia įvairaus tipo duomenis bei dokumentus skirtingose (ne tik dokumentų valdymo) sistemose. Organizacijai siekiant efektyviai pradėti vykdyti veiklą, tikslinga būtų vengti pakartotinio tų pačių duomenų vedimo į skirtingas sistemas. Be to, dažna situacija, kad kažkurie duomenys ar dokumentai taip ir lieka nepasiekiami, nes naudotojai neturi priėjimo prie specializuotų sistemų. Tokiais atvejais UAB NEVDA rekomenduoja susieti Dokumentų valdymo sistemą su esamomis veiklos valdymo sistemomis: Finansų valdymo, Personalo ir Darbo užmokesčio, Viešųjų pirkimų ir kitomis, kurias organizacija naudoja savo veikloje. Veiklos valdymo sistemos sprendimas leidžia naudotojams matyti visus sukauptus dokumentus ir duomenis vienoje sistemoje, atsiranda galimybė iš vienos vietos (sistemos) dirbti su įvairiais dokumentais, skirstyti užduotis ar kontroliuoti jų datas. Sudaroma galimybė matyti informaciją, kuri yra kaupiama kitose sistemose ir matyti duomenis, kurie atvaizduojami atitinkamo dokumento kortelėje (pvz. pagal atitinkamą sutartį nupirktų prekių suma).

Rodyti daugiau...

DVS KONTORA naudotojai